Administrasi Organisasi untuk Sekolah, Kampus, dan Karang Taruna

Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang administrasi organisasi. Apa itu administrasi? Apa itu organisasi? Mari kita cari tahu. Administrasi merupakan suatu keteraturan formalitas. Jadi, administrasi organisasi merupakan hal formal yang teratur dalam sebuah organisasi.

Persuratan

Persuratan merupakan hal yang penting di dalam organisasi. Gunanya persuratan adalah untuk menjamin keformalan organisasi dan menjaga kearsipan organisasi. Dengan adanya persuratan, itu dapat membuktikan bahwa sebuah organisasi benar-benar bersifat formal. Dengan adanya persuratan juga membantu organisasi menyimpan data-data yang nantinya akan diarsipkan.

Jenis persuratan ada dua, yakni surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang datang dari luar organisasi baik itu dari organisasi lain maupun dari non organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi ke luar organisasi baik itu kepada organisasi lain maupun kepada non organisasi.

Surat masuk dan surat keluar memiliki kodenya masing-masing yang dicantumkan pada nomor surat. Surat yang masuk dan keluar harus dijaga dan diarsipkan sebaik-baiknya oleh sekretaris selaku yang bertanggung jawab menjaga inventarisasi kesekretariatan.

Proposal

Proposal merupakan dokumen tertulis yang menerangkan suatu rencana pelaksanaan kegiatan. Sebuah organisasi, terutama yang sering mengadakan kegiatan, tentunya tidak akan asing dengan proposal. Proposal di dalam organisasi sering disebut dengan proposal kegiatan.

Proposal dibuat untuk kejelasan administrasi kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi. Jadi, bisa dikatakan bahwa untuk melaksanakan suatu kegiatan, proposal wajib dibuat.

Sama seperti persuratan, proposal juga dibuat untuk diarsipkan. Selain itu, proposal dibuat untuk keperluan dengan pihak lain. Kita tahu bahwa dalam melaksanakan kegiatan, sebuah organisasi perlu melibatkan pihak lain. Sementara itu, pihak lain di sana akan menanyakan perihal proposal suatu kegiatan yang dilaksanakan.

Laporan

Laporan di dalam organisasi biasanya dibuat dalam rangka melaporkan suatu kegiatan dan melaporkan kinerja organisasi dalam evaluasi. Laporan suatu kegiatan biasa disebut dengan laporan pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan. Sedangkan laporan kinerja organisasi biasa diseuat dengan laporan pertanggungjawaban (LPJ) saja.

LPJ kegiatan dibuat setelah selesai dilaksanakannya kegiatan. LPJ kegiatan dibuat oleh kepanitian di dalam kegiatan untuk dilaporkan kepada BPH atau pengurus inti. Sedangkan LPJ kinerja organisasi dibuat di akhir masa jabatan kepengurusan oleh keseluruhan pengurus organisasi. Nantinya LPJ tersebut dibuat untuk dilaporkan kepada keseluruhan anggota organisasi untuk sama-sama dievaluasi.